Schatten-KI im Unternehmen: erkennen, regeln, ersetzen

Eure Mitarbeiter nutzen längst KI. Die Frage ist nur, ob ihr wisst, welche.

Eine Mitarbeiterin lässt einen Vertragsentwurf von einem Chatbot „kurz glätten“. Ein Kollege installiert eine Browser-Erweiterung, die E-Mails zusammenfasst. Im Vertrieb verbindet jemand einen KI-Besprechungsassistenten mit dem Kalender – und die Anfrage zur Administratorzustimmung landet als Ticket beim Systemhaus, Begründung: „Ja“. So war es bei einem unserer Kunden, beschrieben in Admin consent request in Microsoft 365.

Das ist Schatten-KI: KI-Werkzeuge, die im Unternehmen genutzt werden, ohne dass die IT davon weiß oder sie freigegeben hat. Fast jedes Unternehmen hat sie. Die Frage ist nicht, ob – sondern wie man damit umgeht.

Was zählt zu Schatten-KI?

• Private Konten bei Chatbots – Mitarbeiter nutzen den kostenlosen Zugang mit privater Mail für Firmentexte
• Browser-Erweiterungen – Zusammenfassen, Übersetzen, Schreiben – mit Zugriff auf alle geöffneten Seiten
• KI-Besprechungsassistenten – zeichnen Meetings auf, transkribieren, fassen zusammen
• Apps mit Microsoft-365-Zugriff – per „Akzeptieren“ verbunden, lesen Mails, Dateien, Kalender
• KI-Funktionen in bestehender Software – neue Funktionen, die ein Anbieter still einschaltet – siehe Azure Copilot Agents
• Eigene Skripte mit KI-Schnittstellen – Entwickler oder Power-User binden Modelle direkt an

Warum ist das ein Problem?

• Vertrauliche Daten verlassen das Unternehmen – bei Anbietern ohne Vertrag, oft außerhalb der EU.
• Training und Speicherung: Je nach Dienst und Kontotyp können Eingaben gespeichert oder zum Training verwendet werden.
• Datenschutz: Personenbezogene Daten ohne Rechtsgrundlage und ohne Auftragsverarbeitungsvertrag – siehe DSGVO beim KI-Support.
• Zugriffsrechte: Apps und Erweiterungen mit Vollzugriff auf Postfächer sind ein Einfallstor.
• Falsche Ergebnisse: KI-Texte, Formeln oder Code, die niemand prüft.
• Nachweispflichten: Kunden und Prüfer fragen zunehmend, welche KI im Einsatz ist – etwa im Rahmen von NIS2.

Schritt 1: Sichtbar machen

Ohne Überblick keine Regeln. Mögliche Quellen:

• Firewall-, Proxy- und DNS-Protokolle: Welche KI-Dienste werden aufgerufen, von wem, wie oft?
• Cloud-App-Erkennung: Microsoft Defender for Cloud Apps und ähnliche Werkzeuge listen genutzte Cloud-Dienste samt Risikobewertung.
• Microsoft 365 / Entra ID: Unternehmensanwendungen und erteilte Berechtigungen prüfen – welche Apps haben Zugriff auf Mail und Dateien?
• Browser-Erweiterungen: Über Gruppenrichtlinien oder Intune auslesen und steuern.
• RMM- und Sicherheitswerkzeuge: Einige bieten inzwischen eigene Auswertungen zur KI-Nutzung.
• Fragen: Eine kurze, anonyme Umfrage „Welche KI-Tools nutzt ihr wofür?“ bringt oft mehr als jede Technik.

Schritt 2: Regeln festlegen

Eine KI-Richtlinie muss nicht lang sein. Eine Seite reicht für den Anfang:

1. Freigegebene Werkzeuge – mit Geschäftskonto, Vertrag und ohne Training auf Firmendaten.
2. Datenklassen: Was darf hinein (öffentliche Texte, allgemeine Fragen), was nicht (Kundendaten, Personaldaten, Kennwörter, Verträge, Quellcode – je nach Werkzeug)?
3. Prüfpflicht: KI-Ergebnisse werden vor der Weitergabe geprüft.
4. Neue Werkzeuge: Wie beantragt man sie, wer entscheidet?
5. Kennzeichnung: Wo muss erkennbar sein, dass KI beteiligt war?

Schritt 3: Gute Alternativen anbieten

Schatten-KI entsteht, weil Mitarbeiter ein echtes Problem lösen wollen. Ein Verbot ohne Alternative verlagert die Nutzung nur auf private Geräte. Besser:

• Freigegebene KI-Werkzeuge mit Geschäftskonto bereitstellen – mit Vertrag, EU-Verarbeitung und ohne Training.
• KI dort anbieten, wo sie gebraucht wird: im Office-Paket, im Support, in der Dokumentation.
• Riskante Dienste gezielt sperren statt pauschal alles.

Schritt 4: Technisch absichern

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• Benutzerzustimmung für Apps einschränken und Anfragen über den Admin-Workflow laufen lassen.
• Browser-Erweiterungen per Richtlinie auf eine Positivliste beschränken.
• Datenverlustschutz (DLP) für besonders sensible Daten einsetzen, wo vorhanden.
• Protokollierung der Nutzung freigegebener Werkzeuge.

Schritt 5: Schulen

Seit Februar 2025 verlangt der EU AI Act, dass Unternehmen für ausreichende KI-Kompetenz sorgen. Eine kurze Schulung zu Chancen, Grenzen, Datenregeln und Prüfpflicht deckt das ab und senkt gleichzeitig das Risiko von Schatten-KI. Details: EU AI Act für MSPs und IT-Teams.

Was Systemhäuser ihren Kunden anbieten können

• KI-Bestandsaufnahme beim Kunden: Welche Dienste, welche Apps, welche Erweiterungen?
• Richtlinie und Schulung als Paket.
• Technische Absicherung in Microsoft 365 und im Browser.
• Freigegebene Alternativen einführen und betreuen.

Wie passt SuperSupport dazu?

Auch IT-Support ist ein Einfallstor für Schatten-KI: Wer bei der IT lange warten muss, fragt einen Chatbot und kopiert Fehlermeldungen samt Pfaden und Benutzernamen hinein. SuperSupport ist ein freigegebener KI-Support: jeder Schritt protokolliert, Heikles nach Freigabe der IT. Wie das für interne IT-Teams und Systemhäuser aussieht, steht auf den jeweiligen Seiten.

Häufige Fragen

Was ist Schatten-KI?

Schatten-KI (englisch Shadow AI) bezeichnet KI-Werkzeuge, die Mitarbeiter ohne Wissen oder Freigabe der IT nutzen – etwa private Konten bei Chatbots, Browser-Erweiterungen, KI-Besprechungsassistenten oder KI-Funktionen in Apps, die jemand selbst verbunden hat.

Warum ist Schatten-KI ein Risiko?

Weil vertrauliche Daten – Kundendaten, Verträge, Quellcode, Personaldaten – bei Anbietern landen, mit denen es keinen Vertrag gibt. Je nach Dienst können Eingaben gespeichert oder zum Training verwendet werden. Dazu kommen Datenschutzverstöße, falsche Ergebnisse ohne Prüfung und Apps mit weitreichendem Zugriff auf Postfächer.

Wie erkenne ich Schatten-KI?

Über Firewall- und Proxy-Protokolle, Cloud-App-Erkennung (etwa Microsoft Defender for Cloud Apps), die Liste der Apps mit Zugriff auf Microsoft 365, Inventare der Browser-Erweiterungen – und indem man die Mitarbeiter fragt. Einige RMM- und Sicherheitswerkzeuge bieten inzwischen eigene Auswertungen für KI-Nutzung.

Sollte ich KI-Tools einfach verbieten?

Ein pauschales Verbot verlagert die Nutzung meist nur auf private Geräte und Konten. Besser: freigegebene Werkzeuge mit Geschäftskonto anbieten, klare Regeln für Daten festlegen, riskante Dienste gezielt sperren und schulen.

Was hat Schatten-KI mit dem EU AI Act zu tun?

Seit Februar 2025 müssen Unternehmen, die KI einsetzen, für ausreichende KI-Kompetenz ihrer Mitarbeiter sorgen. Das setzt voraus, dass man weiß, welche KI überhaupt genutzt wird – ein weiterer Grund, Schatten-KI sichtbar zu machen.

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